Verwendung einer zentralen Ressourcen-Datei

Um in mehreren MS Project Projekten mit gleichem Personal und weiteren Ressourcen (z.B. Budgets) planen zu können, wird mit MS Project ohne Project Server oder Project Online eine gemeinsam verwendete Ressourcen-Datei benötigt.
Diese Ressourcen-Datei hält dann zentral das zur Verfügung stehende Personal samt zusätzlichen Informationen wie beispielsweise den Standard-Stundensatz bereit.

Um die Ressourcendatei zu erstellen, wird zunächst ein leeres Projekt erstellt.

In dem neuen leeren Projekt werden ausschließlich Ressourcen unterschiedlicher Art definiert. In diesem Beispiel bleibe ich bei reinen Arbeitsressourcen.

Die Ressourcen werden unter Ressourcen (1) | Ressourcen zuweisen (2) definiert:

Die verwendbaren Arbeitsressourcen können über (1) aus dem Active Directory, Adressbuch oder Project Web App ausgewählt (2) werden. In meinem Beispiel erfasse ich die Kollegen manuell (2):

Im Ergebnis sieht das in Etwa so aus:

Nachdem die Ressourcen eingetragen sind, können weitere Informationen hinterlegt werden:

In der Teamplanungsansicht (1), kann für die Ressourcen (2) in den Informationen z.B. die E-Mail Adresse (3) angegeben werden. Dadurch werden u.a. die Free-Busy Informationen aus Skype for Business angezeigt. Unter (4) kann die Art der Ressource angegeben werden und unter (5) kann eine solche Ressource als Budget definiert werden. In diesem Beispiel bleibe ich allerdings bei dem einfachen Beispiel der Arbeits-Ressource:

Auf der Registerkarte Kosten (1), können 5 verschiedene Kostensätze angegeben werden. Ich beschränke mich aber zunächst auf den Standardkostensatz (2) und beziffere diesen (3). Das sollte natürlich für alle Mitarbeiter entsprechend getan werden:

Damit ist der Ressourcenpool fürs Erste ausreichend definiert und kann wie eine ganz normale MS Project Datei lokal oder an einem beliebigen anderen Ort abgespeichert werden. Ideal ist natürlich ein sprechender Name, der diese Datei auch in Zukunft relativ leicht als Ressourcen-Datei erkennbar macht.

Diese Datei kann nun in weiteren MS Project Plänen verwendet werden. Um diese Ressourcendatei mit MS Project Plänen verknüpfen zu können, muss diese Ressourcendatei geöffnet sein.

In neuen MS Project Projektplänen, kann die Ressourcen-Datei dann unter Ressource | Ressourcenpool | Gemeinsame Ressourcennutzung… als Quelle ausgewählt werden:

Dies wird über den Auswahlpunkt „Ressourcen verwenden“ realisiert. Hier nochmal der Hinweis, dass die Ressourcendatei geöffnet sein muss:

Beim künftigen Öffnen einer MS Project Projektdatei in welcher ein Ressourcenpool genutzt wird, erscheint ab sofort die Meldung, dass die Ressourcendatei ebenfalls geöffnet wird, wenn über verschiedene Projekte hinweg geplant werden soll:

Die eigentliche Projektplanung kann dann in MS Project durchgeführt werden. z.B. unter Nutzung der Gantt-Ansicht:

Im Planungswerkzeugt stehen dann für die Ressourcenplanung die zentralen Ressourcen der Ressourcen-Datei zur Verfügung: